Quản lý đơn hàng may đồng phục: từ Zalo đến một danh sách duy nhất

Đơn hàng đồng phục thường đến từ nhiều kênh: khách nhắn Zalo, sale gửi file PDF báo giá, khách gọi điện đổi size. Mỗi kênh tiện ở thời điểm nhận đơn, nhưng khi xưởng cần trả lời câu hỏi "tuần này đang có bao nhiêu đơn, đơn nào sắp trễ?" thì không có chỗ nào cho câu trả lời đầy đủ.

Dấu hiệu đơn hàng đang "nằm rải rác"

• Phải kéo lại tin nhắn Zalo để tìm số lượng theo size.
• Ngày giao chỉ có người nhận đơn nhớ.
• Đơn gấp chen ngang mà tổ sản xuất không biết đơn nào phải lùi.
• Đến khi giao mới phát hiện thiếu một vài size hoặc sai màu.

Một đơn hàng cần những thông tin gì?

Không cần làm phức tạp. Một đơn tối thiểu cần: mã đơn, khách hàng, sản phẩm, số lượng (theo size nếu có), ngày giao, mức ưu tiên (bình thường / ưu tiên / gấp), hình ảnh mẫu hoặc file thiết kế, và trạng thái thực hiện. Khi các thông tin này nằm trong cùng một danh sách, ai cũng nhìn thấy cùng một sự thật.

Gắn trạng thái để biết đơn đang ở đâu

Trạng thái giúp phân biệt đơn mới chưa lên kế hoạch, đơn đang sản xuất, đơn đã hoàn thành và đơn đã giao. Kết hợp với ngày giao, xưởng có thể lọc ngay những đơn đang trễ hoặc sắp đến hạn để xử lý trước.

Giảm nhập lại dữ liệu

Nếu đơn đã có sẵn trong file PDF báo giá/đơn đặt hàng, việc gõ lại từng dòng vừa tốn thời gian vừa dễ sai. TUFOM Sản xuất cho phép nhập đơn từ file PDF và tạo đơn thủ công khi cần; mỗi đơn có trạng thái phê duyệt sản xuất, tình trạng thực hiện, mức ưu tiên và hình ảnh đi kèm. Trang Tổng quan hiển thị đơn mới, đơn gấp và đơn trễ để chủ xưởng không phải đi hỏi từng người.

Bắt đầu từ đâu?

1. Liệt kê tất cả đơn đang chạy vào một nơi duy nhất — kể cả bằng một bảng đơn giản.
2. Bổ sung ngày giao và mức ưu tiên cho từng đơn.
3. Họp nhanh đầu ngày dựa trên danh sách này, không dựa trên trí nhớ.
4. Khi danh sách đã ổn định, chuyển sang phần mềm để nối tiếp với NVL, sản xuất và giá thành.