Khi nào xưởng may nên chuyển từ Excel sang phần mềm?
Excel vẫn hữu ích, nhưng có những dấu hiệu cho thấy xưởng may đã vượt quá sức của bảng tính. Checklist giúp chủ xưởng tự đánh giá trước khi chọn phần mềm.
Excel là công cụ quen thuộc và linh hoạt. Nhiều xưởng may vận hành tốt nhiều năm chỉ với vài file bảng tính. Vấn đề không nằm ở Excel, mà ở chỗ khi xưởng lớn lên, dữ liệu bị chia ra nhiều file, nhiều người, nhiều phiên bản.
6 dấu hiệu xưởng đã vượt quá sức của Excel
- Cuối tháng mất nhiều ngày để tổng hợp đơn hàng, vật tư, công và doanh thu.
- Cùng một số liệu (số lượng, size, giá) phải nhập lại ở nhiều file.
- Không biết chắc file nào là bản mới nhất.
- Muốn biết tiến độ phải hỏi trực tiếp từng tổ.
- Mua vật tư dựa trên ước lượng, thường xuyên mua bổ sung gấp.
- Không trả lời được nhanh câu hỏi "đơn này lời hay lỗ?".
Phần mềm giải quyết điều gì mà Excel khó làm?
Điểm khác biệt chính là dữ liệu được nối với nhau. Đơn hàng sinh ra nhu cầu NVL, nhu cầu NVL sinh ra đơn mua, sản lượng công đoạn cập nhật tiến độ, chi phí đi vào giá thành từng đơn. Mỗi dữ liệu chỉ nhập một lần và được dùng lại ở các bước sau.
Những gì nên chuẩn bị trước khi chuyển
- Danh sách sản phẩm và nhóm sản phẩm chính.
- Danh mục NVL thường dùng, đơn vị tính, nhà cung cấp.
- Các công đoạn sản xuất và tổ phụ trách.
- Những đơn đang chạy để nhập làm dữ liệu khởi đầu.
Chọn phần mềm phù hợp xưởng nhỏ
Xưởng 20–50 lao động thường không có đội IT và không cần một hệ thống ERP đồ sộ. Nên ưu tiên phần mềm có ngôn ngữ đúng nghề may, dùng được trên trình duyệt và điện thoại, triển khai từng bước, và có người khảo sát quy trình thực tế trước khi cài đặt. TUFOM Sản xuất được xây từ vận hành của một xưởng may đồng phục B2B, nên quy trình mặc định đã gần với cách xưởng nhỏ đang làm.
