Cách tính định mức nguyên vật liệu cho áo thun đồng phục

Ở nhiều xưởng may đồng phục, định mức nguyên vật liệu (NVL) nằm trong đầu tổ trưởng cắt hoặc trong một file Excel cũ. Khi đơn hàng ít mẫu, cách làm này vẫn chạy được. Nhưng khi xưởng nhận nhiều đơn với nhiều size, nhiều màu, logo khác nhau, thiếu một định mức rõ ràng sẽ dẫn tới ba hệ quả quen thuộc: báo giá sai, mua thiếu phải chạy mua bổ sung, hoặc mua dư nằm tồn kho.

Định mức NVL là gì?

Định mức NVL là lượng nguyên vật liệu cần để may ra một sản phẩm hoàn chỉnh, đã tính phần hao hụt hợp lý. Với một chiếc áo thun đồng phục, định mức thường gồm vải chính, vải bo cổ/tay (nếu có), chỉ may, nhãn size, nhãn chính, túi đóng gói và vật tư in/thêu.

Bước 1: Tách định mức theo từng loại vật tư

• Vải chính: tính theo kg hoặc mét, phụ thuộc khổ vải, sơ đồ cắt và size.
• Bo cổ, bo tay: tính theo mét hoặc theo cái nếu mua bo dệt sẵn.
• Chỉ: tính theo cuộn hoặc mét cho từng đường may chính.
• Phụ liệu theo cái: nhãn, nút, túi, thẻ bài — thường là 1 cái/sản phẩm.
• In/thêu: theo số vị trí và kích thước logo.

Bước 2: Lấy số liệu từ sơ đồ cắt thực tế

Cách đáng tin cậy nhất là lấy từ sơ đồ cắt của những đơn đã làm: tổng lượng vải đã dùng chia cho số sản phẩm cắt được, tách theo size nếu chênh lệch lớn. Nếu xưởng chưa ghi lại, hãy bắt đầu ghi từ đơn tiếp theo — chỉ cần vài đơn là đã có cơ sở tốt hơn ước lượng.

Bước 3: Cộng hao hụt hợp lý

Hao hụt đến từ đầu cây vải, lỗi dệt, cắt lỗi, may hỏng và hàng dự phòng. Mỗi xưởng có mức hao hụt khác nhau tùy chất liệu và tay nghề, nên không có con số chung cho mọi nơi. Hãy theo dõi chênh lệch giữa lượng NVL xuất kho và lượng thực dùng sau mỗi đơn để điều chỉnh tỷ lệ hao hụt của chính xưởng mình.

Bước 4: Dùng định mức để tính nhu cầu mua

Khi có định mức, nhu cầu NVL của một đơn = số lượng theo size × định mức tương ứng. Lấy nhu cầu này so với tồn kho để biết phần thiếu cần mua. Đây là chỗ Excel bắt đầu vất vả: mỗi đơn một file, tồn kho ở file khác, đơn mua ở Zalo — rất dễ lệch.

Định mức trong TUFOM Sản xuất

Trong TUFOM, định mức NVL được khai báo theo sản phẩm. Khi kiểm kho cho một đơn hàng, hệ thống đối chiếu với tồn kho để biết đơn đã đủ NVL hay còn thiếu, và phần thiếu được chuyển sang phương án mua hoặc dùng hàng tồn. Nhờ vậy, định mức không chỉ nằm trên giấy mà trở thành căn cứ cho mua hàng và tính giá thành.